買掛金元帳(定義、例)| ステップバイステップ

買掛金元帳の定義

買掛金元帳は、債権者元帳とも呼ばれ、会社のさまざまなサプライヤまたはベンダーの詳細と、会社が支払うべき未払い金額を強調するアカウント残高を一覧表示する補助元帳です。

次のようなすべての請求書の特定の支払い情報を追跡します。

  • 請求書の日付
  • 請求書番号
  • サプライヤー/ベンダーの名前
  • 注文数量
  • 支払い可能な金額

買掛金の総勘定元帳の残高は、両方の勘定が一致していることを確認するために、買掛金の最終勘定残高と比較されます。このような比較は、期末(四半期/年次)の閉鎖プロセスの一部として行われます。

買掛金元帳の例

理解を深めるために、以下の例を分析してみましょう。

Titan Sports GearCompanyの購入取引は次のとおりです。

  • 3月12日:MightySunサプライヤーからFOB先の2 / 15n45の条件で$ 20,000の商品在庫を購入しました
  • 3月18日:3月12日の出荷中に破損した3,000ドル相当の返品商品。
  • 3月27日:Mighty Sunサプライヤーからの3月18日の購入の商品に対して、返品と割引を差し引いた金額が支払われます。

会計取引は、次の買掛金仕訳明細に永久在庫法で記録されました。

仕入仕訳帳

商品在庫A / CDr……………………………………………$ 20,000

                買掛金A / C……………………………………………………………$ 20,000

現金支払いジャーナル

一般ジャーナル

これらのジャーナルは、以下のように買掛金にさらに転記されます。

ベンダーアカウント:MightySunサプライヤー

したがって、ベンダー/子会社の元帳は、MightSunサプライヤー向けに次のように更新されます。

上記の表からわかるように、MightySunサプライヤーのベンダー残高は$ 0(NIL)であり、買掛金残高も$ 0(NIL)です。両者は正確に一致しているため、買掛金のスケジュール全体を準備する必要はありません。未払いの残高がある場合は、買掛金の別のスケジュールを作成する必要があります。 

売掛金の扱​​いも同様です。

ただし、注意と一貫性を維持する必要があります。この例は、1つのサプライヤと1か月のみを対象としています。会社には複数のエントリと複数のベンダーが存在する可能性があります。したがって、調整は困難な作業になる可能性があるため、エラーの余地のない適切なメカニズムを導入する必要があります。

マッチングの問題

以下は、総勘定元帳のコントロールが買掛金と同期しなくなる方法です。

  1. いずれかの本に手動で入力されており、他の記録は保持されていません。これにより、調整が困難になります。
  2. 買掛金モジュールから総勘定元帳(GL)への転記は、ある時点でオフになっている可能性があります。これは特に、コンピュータによるエントリの記録の場合です。
  3. 投稿タスクは、ジョブ中の人為的エラーまたは停電が原因で中断された可能性があります。不均衡なエントリについては、トランザクションログを検討する必要があります。完全なバッチが欠落している場合は、請求書の履歴を元帳と比較する必要があります。
  4. 入力時にすべての投稿が正常に行われる可能性がありますが、その間にファイルが破損しました。防止方法として、ファイルのコピーを物理的または電子的な形式で保存する必要があります。

買掛金元帳の利点

  • この元帳は、現在のベンダー残高のスナップショットを提供できます。
  • これは、内部統制および監査目的のモデルとして役立ちます。
  • 管理者と帳簿管理者は、エラーを防止するために、補助残高を総勘定元帳の残高と比較できます。
  • さらに、従業員間の職務の分離にも役立ちます。トランザクションを記録する別の従業員と、潜在的なエラーをチェックする別の従業員がいます。それは効率と強力な内部統制を保証します。
  • この情報は、個々の期限切れ通知とともにベンダーの名前をさらに表示するエージングレポートを作成するために使用できます。また、未払いとなったすべての請求書の未払い金額も強調表示されます。発生したキャッシュフローの変化も強調表示されます。
  • さらに、遅延請求書の数が増えると、売掛金回収の問題が浮き彫りになる可能性があります。お客さまのご入金に通常より時間がかかり、早急な対応が必要となる可能性があります。

結論

買掛金元帳の存在は必須ではありませんが、会計帳簿を整理して整理するために望ましいものです。このような元帳は、複数年にわたって売掛金と買掛金を追跡するのに役立ちます。これは監査プロセスでも重要なツールであり、個々のエントリを調査する場合に正常にリンクできます。

公認会計士または商学の学位を持つ個人は、そのようなタスクを実行できます。これにより、小規模オフィスやベンダーがそのようなアカウントを維持しやすくなります。