購入ジャーナルとは何ですか？
購入仕訳帳は、すべてのクレジット購入を追跡するために組織が使用する特別な仕訳帳です。購入書または購入日記とも呼ばれます。クレジット取引は購入帳簿に記録されますが、現金購入は一般仕訳帳に入力されます。商品のクレジット購入のみがそのようなジャーナルに記録され、資本的支出は除外されることに言及する価値があります。
ほとんどの組織には、必要な商品の識別、分類、見積もりの依頼、注文、目的の説明に一致する商品の受領の確認など、購入の完全なプロセスを処理する別個の購入部門があります。
購入仕訳入力のコンポーネント
＃1-二者
すべての購入には、買い手と売り手の2つの当事者がいます。両当事者は、商品またはサービスを考慮して購入者が支払う価格に同意します。この購入価格は、すべての購入ジャーナルの取引金額です。購入元の個人または組織はサプライヤーと呼ばれ、クレジットで購入すると、支払いが行われるまで、サプライヤーは貸借対照表に債権者として表示されます。
＃2 –クレジット購入
組織は、複数のサプライヤーからさまざまな商品やサービスを取得します。商品がクレジットで購入されると、次の仕訳が転記されます– XLtd。がYLtd。から500ドル相当の商品を購入したとします–
支払いが行われるとき–
＃3-請求書
請求書は、売り手から購入者に発行される文書です。詳細なドキュメントです。これには、請求書の日付、サプライヤーの名前と住所、請求先の組織の名前、商品が出荷される組織の住所と名前、商品の数量と説明、サプライヤーが必要とする支払い方法、通貨が含まれます。請求書は商品と一緒に発行される重要な書類であり、購入者に届くと、購入者は到着した商品と発注書を照合します。
＃4 –購買部門
ほとんどの組織には、商品の調達を担当する別個の購入部門があります。したがって、人または部門が商品を必要とする場合、購入部門に要求を送信する必要があります。商品が在庫または倉庫にすでにある場合は、購入部門が商品を発行します。商品が入手できない場合、購入チームは必要な商品を専門とするサプライヤーを特定し、注文します。注文が到着すると、注文が必要な説明と一致し、数量が要求されたものと一致していることを確認します。購買部門が商品の受領を確認すると、請求書は支払いのためのアカウントに送られます。
＃5 –クレジットノート
提供された商品が説明と一致しない場合、品質の問題または損傷があり、購入者はそれをサプライヤーに返送する必要があります。次に、サプライヤーはクレジットノートと呼ばれる文書を発行します。これは将来の商品の支払いに対して調整されます。X Ltd.が1,000ドル相当の商品を返品し、YLtd。がその金額のクレジットノートを発行したとします。次回XLtd。が5,000ドルを購入するときは、1,000ドルがクレジットノートに対して調整されるため、4,000ドルを支払うだけで済みます。
＃6-本を購入する
購入書には、すべてのクレジット購入が1つの場所に記録され、サプライヤーの詳細、請求書番号、通貨、数量、およびその他の詳細がそこに記載されています。購入帳簿からのこれらのサプライヤの残高は個々の元帳に転送され、経費ヘッドの合計が経費勘定に借方記入されます。これは、簿記プロセスの基本的な本の1つであり、元帳残高、試算表、および最終勘定の準備に不可欠です。以下は、2019年8月の購入帳XYZ Ltdのサンプルです。この場合、500ドル、1,000ドル、2,000ドルの残高が、Nike、Adidas、PUMA Ltdの個々の元帳に転記されます。また、購入アカウントから3,500ドルが引き落とされます。
購入ジャーナルの利点
- すべてのサプライヤーの詳細は、元帳残高と試算表の調整に役立つ1か所にあります。
- サプライヤー分析のためのデータの保守と追跡が容易
- クレジット購入の合計と購入の種類は1か所にあります
- 購買部門が円滑に機能するために不可欠な文書
- 年末の監査中に、サプライヤに関連する請求書番号を見つけることが購入ジャーナルからアクセスできるようになります
- 有名で広く維持されている本の1つ
購入ジャーナルのデメリット
- 時間とお金がかかる別の会計士が必要です
- 購入帳で間違ったサプライヤアカウントを選択すると、試算表と最終アカウントの準備でエラーが発生します。
結論
購入ジャーナルは、あらゆる組織の会計プロセスの重要かつ不可欠な部分です。注意深く実装すると、サウンドシステムはジャストインタイムの購入に役立ち、時間とお金の節約につながります。また、これらのジャーナルから抽出された購入分析は、新しい契約の交渉に役立ちます。購入ジャーナルは、債権者の管理、返品ステータスの追跡、クレジットノート、およびサプライヤの更新された元帳残高にも役立ちます。これらはすべて、ビジネスを成功させて最新の状態にするために必要です。また、監査人が必要とするデータを提供することにより、監査の円滑化にも役立ちます。